Es obligación de todo patrón comunicar al Seguro Social la suspensión, reanudación, cambio o término de sus actividades; clausura; cambio de nombre, denominación o razón social, domicilio o de representante legal; sustitución patronal, fusión, escisión o cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al Instituto, dentro del plazo de cinco días hábiles, contado a partir de que ocurra el supuesto respectivo, anexando la documentación comprobatoria respectiva (art. 16, Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización —RACERF—).
En caso de que ocurra un cambio de representante legal, esta situación se puede comunicar al IMSS de estas formas, vía:
ELECTRÓNICA, debe accesar a este link, seleccionar el rubro Patrones o empresas, y posteriormente ubicar el Escritorio Virtual.
Para ingresar a esta plataforma necesitará la firma digital del representante legal actual o del patrón. Además, la primera y última hoja del poder notarial o escritura pública o acta constitutiva que contenga el sello del Registro Público de la Propiedad y del Comercio (RPPC), y la hoja donde aparezca el nombre del representante legal actual, o
PRESENCIAL, debe exhibirse en el área de Aclaraciones Patronales de la subdelegación que corresponda al registro patronal de la empresa, en original y copia:
· escrito libre (el cual debe contener: número de registro patronal, RFC, nombre o denominación o razón social, fecha de la causa del aviso, detalle de la operación, nombre del nuevo representante y firma del patrón o representante legal)
· aviso presentado ante el SAT
· acta constitutiva con sello de RPPC
· documento notarial que acredite el carácter del representante legal para actos de administración, dominio o poder especial donde especifique que puede ejecutar toda clase de trámites y firma de documentos ante el IMSS
· identificación oficial del nuevo representante legal, y
· tarjeta de identificación patronal
De ser correcta la información, el personal del Seguro Social le proporcionará la tarjeta patronal actualizada.
Por otro lado, para dejar sin efectos al antiguo representante, el patrón o nuevo representante legal debe solicitar la cancelación del Número Patronal de Identificación Electrónica y el Certificado Digital, y después tramitar uno nuevo.
Además, es recomendable que dicho cambio se realice en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), para efectos de que los documentos que emita este sistema tengan la información correcta.